Acord de colaborare
 

Acord de parteneriat

Privind implementarea operatiunii INTERREG IIIC
2E0057N; ICNW RETEAUA COMUNALA INTERNATIONALA
intre

Partenerul principal
Asociatia Austriaca a Municipiilor

si

Partenerul
Consiliul Judetean Teleorman

Tinand cont de

  • punctul 31, ultima fraza a Comunicatului Comisiei catre Statele Membre din 28 aprilie 2000, care traseaza directiile pentru o initiativa a Comunitatii privind cooperarea trans-europeana, initiativa ce are ca intentie incurajarea dezvoltarii armonioase si echilibrate a teritoriului european - Interreg III (OJ C 143, 23.5.2000, p. 6; amendamentul OJ C 239, 25.8.2001, p. 4) conform careia partenerul responsabil, adica partenerul principal, va stabili impreuna cu ceilalti parteneri ai operatiunii, posibil sub forma unui acord, impartirea responsabilitatilor comune, si
  • punctul 37, ultimul paragraf din Comunicatul Comisiei catre Statele Membre din 7 mai 2001 "Cooperare Interregionala'' Alineatul C al initiativei Comunitatii Interreg III (OJ C 141, 15.5.2001, p. 2) conform careia partenerii intr-o operatiune finantata prin INTERREG IIIC ar trebui sa ia in considerare beneficiile incheierii unui acord cu privire la responsabilitatile lor comune, atat financiare cat si legale, inclusiv functiile si responsabilitatile partenerului principal,

se incheie urmatorul acord intre

partenerul principal "Asociatia Austriaca a Municipiilor", Löwelstrasse 6, A-1010 Viena, reprezentat de vortr. Hofrat Dr. Robert Hink

si

partenerul "Consiliul Judetean Teleorman", str. Dunarii nr. 178, 140170 Alexandria,
reprezentat de LIVIU NICOLAE DRAGNEA, Presedinte

pentru implementarea operatiunii INTERREG IIIC 2E0057N; Reteaua Comunala Internationala, aprobata prin programul initiativ al Comitetului de Conducere din cadrul Comunitatii (CIP) "INTERREG IIIC East Zone" - pe data de 20 ianuarie 2004, in Viena.

§ 1
Subiecte ale acordului

  • Subiectul acestui acord este organizarea unui parteneriat pentru implementarea operatiunii INTERREG IIIC 2E0057N; Reteaua Comunala Internationala asa cum este indicat in anexe. Anexele cuprind:
  • Aplicatia aprobata de Comitetul de Conducere al CIP "INTERREG IIIC East Zone" pe data de 20 ianuarie 2004, in Viena - concret, documentele suplimentare/imbunatatite datate 08 martie 2004 - inclusiv incheierile (Anexa I),
  • Bugetul alocat pentru contract de autoritatea manageriala a CIP "INTERREG IIIC East Zone" si partenerul principal datata 07 iulie 2004. (Anexa II).
  • Anexele - incluzand toate datele pe care se bazeaza si la care se refera - sunt considerate a fi o parte integrala din acest acord.

§ 2
Durata acordului

Acest acord va intra in vigoare retroactiv (ex tunc) din 20 ianuarie 2004 inainte. Se va termina in data in care fiecare partener va primi procentul sau din plata de la Comisia UE catre CIP "INTERREG IIIC East Zone" in conformitate cu articolul 32(4) al Regulamentului Consiliului (EC) Nr 1260/1999.

§ 3
Obligatii

  • Partenerul principal si partenerii se angajeaza sa faca tot ceea ce le sta in putere sa incurajeze implementarea acestei operatiuni asa cum este ea definita in § 1.
  • Partenerul principal isi va indeplini toate obligatiile ce reies din contractul subventionat si din aplicatia aprobata. In particular, partenerul principal va indeplini urmatoarele obligatii:
  • Sa stabileasca un manager de proiect care va accepta responsabilitatea operationala a implementarii intregii operatiuni si un manager financiar
  • Sa inceapa si sa implementeze operatiunea in concordanta cu descrierea din componentele individuale (Formularul de Aplicatie, Anexa 3), aprobate de Comitetul de Conducere
  • Sa intocmeasca si sa prezinte atat rapoarte de progres, rapoarte ale activitatilor incluse si rapoarte financiale auditate catre secretariatul tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone" la intervale regulate de timp, cat si raportul final asa cum este acesta definit in contractul subventionat
  • Sa ceara plati de la autoritatea manageriala / autoritatea responsabila cu platile din cadrul CIP "INTERREG IIIC East Zone"
  • Sa primeasca plata de la autoritatea responsabila cu platile din cadrul CIP "INTERREG IIIC East Zone" si sa transfere parti din aceasta catre parteneri cat mai repede posibil
  • Sa coordoneze si sa verifice cheltuirea corespunzatoare a subventiei acordate
  • Sa duca la bun sfarsit intreaga contabilizare a operatiunii
  • Sa comunice cu partile implicate in implemenarea CIP "INTERREG IIIC East Zone"
  • Sa reactioneze prompt la orice cerere din partea partilor implicate in implementarea CIP "INTERREG IIIC East Zone"
  • Sa isi anunte partenerii imediat cu privire la orice eveniment ce ar putea duce la o discontinuitate temporara sau finala sau la orice alta deviatie a operatiunii
  • Sa realizeze toate documentele cerute de audit, sa acorde informatiile necesare si sa dea acces la premisele sale de afaceri
  • Sa retina in orice moment in scopul auditarii toate actele, documentele si informatiile privitoare la partea din operatiune pentru care este responsabil pe suport media de stocare a datelor obisnuit intr-o maniere sigura si ordonata pentru o perioada de minimum trei ani dupa ultima plata facuta de Comisia UE catre program; alte perioade statuare de retinere pentru o perioada posibil mai indelungata, asa cum poate fi mentionat de legea nationala, vor ramane neafectate
  • Sa acorde evaluatorilor independenti care deruleaza evaluarile temporare si finale ale INTERREG IIIC orice document sau informatie necesara care ajuta la evaluare
  • Sa se supuna legislatiei UE si nationale.
  • Fiecare partener va accepta urmatoarele indatoriri si obligatii:
  • Sa stabileasca un conducator de proiect pentru partile operatiunii pentru care este responsabil si sa ii acorde conducatorului de proiect autoritatea de a-l reprezenta pe partener in operatiune
  • Sa implementeze partea din operatiune pentru care este responsabil in timpul cuvenit in concordanta cu descrierea din componentele individuale (Formularul de Aplicatie, Anexa 3) aprobata de Comitetul de Conducere
  • Sa sustina partenerul principal in realizarea rapoartelor de progres si a raportului final prin furnizarea datelor cerute de acesta la timp
  • Sa produca si sa livreze partenerului principal toate informatiile necesare pentru cererile de plata
  • Sa anunte partenerul principal imediat cu privire la orice eveniment ce poate duce la o discontinuitate temporara sau finala sau la orice alta deviatie a operatiunii
  • Sa realizeze toate documentele cerute de audit, sa acorde informatiile necesare si, in scopul auditarii, sa dea acces la premisele sale de afaceri
  • Sa retina in orice moment in scopul auditarii toate actele, documentele si informatiile privitoare la partea din operatiune pentru care este responsabil pe suport media de stocare a datelor obisnuit intr-o maniere sigura si ordonata pentru o perioada de minimum trei ani dupa ultima plata facuta de Comisia UE catre program; alte perioade statuare de retinere pentru o perioada posibil mai indelungata, asa cum poate fi mentionat de legea nationala, vor ramane neafectate
  • Sa acorde evaluatorilor independenti care deruleaza evaluarile temporare si finale ale INTERREG IIIC orice document sau informatie necesara care ajuta la evaluare
  • Sa respecte toate regulile si obligatiile trecute in contractul subventionat si declaratia de cofinantare pe care fiecare patener a semnat-o pentru aplicatie
  • Sa reactioneze prompt la orice cerere din partea partilor implicate in implementarea CIP "INTERREG IIIC East Zone"
  • Sa se supuna legislatiei UE si nationale.

§ 4
Raspunderi

  • Fiecare partener, inclusiv partenerul principal, va fi raspunzator catre ceilalti parteneri, va indemniza si va sustine nevinovatia celorlalti parteneri pentru orice raspundere, paguba sau costuri ce rezulta din neindeplinirea indatoriilor si obligatiilor asa cum sunt prezentate acestea in acest acord si in anexele sale.
  • Nici o parte nu va fi raspunzatoare pentru neindeplinirea obligatiilor ce reies din acest acord in caz de forta majora. In astfel de conditii, partenerul implicat trebuie sa anunte imediat acest lucru in scris catre ceilalti parteneri ai operatiunii.

§ 5
Management bugetar si financiar, principii de contabilitate

  • Partenerul principal este singura parte raspunzatoare pentru managementul bugetar si financiar al acestei operatiuni catre autoritatea manageriala si catre Comitetul de Conducere al CIP "INTERREG IIIC East Zone". Partenerul principal va fi raspunzator pentru realizarea si transferul revendicarilor de plata catre partenerii sai, cat si pentru o aplicatie pentru realocare intre clauzele referitoare la buget asa cum sunt ele definite in contractul subventionat. Pentru fiecare revendicare de plata, care urmeaza platii fondurilor catre partenerul principal, partenerul principal va plati, cat mai repede posibil, sumele stabilite fiecarui partener prin transfer bancar. Nu se va opera nici o deducere, retinere sau alt cost specific.
  • Partenerul principal trebuie sa se asigure de corectitudinea rapoartelor de contabilitate si financiare, precum si a documentele intocmite de parteneri. Partnerul principal poate cere informatii suplimentare, documentatie si dovezi de la parteneri in acest sens.
  • Fiecare partener va fi facut responsabil pentru bugetul sau in masura in care partenerul participa la operatiune si se angajeaza sa transmita partea sa din cofinantare.
  • Fiecare partener se angajeaza sa pastreze conturi separate, folosite doar pentru operatiune, asa cum se defineste in § 1. Conturile vor oferi inregistrarea in euro a tuturor cheltuielilor si a tuturor restituirilor referitoare la operatiune.

Rapoartele contabile sau alte documente, inclusiv copii ale tuturor evidentelor (facturi, documente legate de depozite, declaratii bancare, etc.) vor fi supuse spre examinare partenerului principal sau organismului stabilit pentru aceasta, in concordanta cu programul si cerintele stipulate de partenerul principal. Partenerii sunt obligati sa isi certifice contabilitatea la un auditor independent de activitatile operatiunii.

  • In lipsa dovezilor sau in cazul neindeplinirii regulilor ce privesc eligibilitatea cheltuielilor, partenerul principal le va cere partenerilor sa reintocmeasca documentele financiare ce au fost supuse spre examinare. In cazul neindeplinirii repetate, partenerul principal va fi in masura sa refuze declaratia de cheltuieli facuta de partener. In acest caz, partenerul principal este obligat sa informeze partenerul in cauza despre refuzul cheltuielilor declarate si motivatia acestuia; de asemenea, autoritatea manageriala / secretariatul tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone" va fi informat(a).
  • Atat partenerul principal cat si partenerul vor face eforturi sa primeasca suport financiar aditional cu scopul de a organiza un workshop regional in Romania .
  • Bugetul partenerului este destinat sa acopere cheltuielile partenerului privitoare la proiect.
  • Dispozitia privitoare la bugetul partenerului la fel ca si fluxul financiar trebuie sa fie stabilit individual cu partenerul principal.

§ 6
Modificarea planului de lucru si realocarea bugetului

  • Inainte de a aplica pentru realocarea costurilor totale asa cum sunt declarate in aplicatia aprobata de la o clauza privitoare la buget la alta in concordanta cu contractul subventionat, partenerul principal va obtine aprobarea partenerilor sai.
  • Orice cerere pentru modificarea bugetului alocat pentru contract prezentata de partenerul principal scretariatului tehnic comun / autoritatii manageriale a CIP "INTERREG IIIC East Zone" va fi autorizata de partenerii operatiunii anticipat.

§ 7
Rapoarte

  • Orice partener se angajeaza sa furnizeze partenerului principal informatiile necesare intemeierii rapoartelor sau altor documente specifice cerute de autoritatea manageriala / secretariatul tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone" sau alte organisme care participa la implementarea CIP. Perioadele de raportare, asa cum sunt trecute in contractul subventionat, la fel ca si instructiunile din formularele de raport vor fi respectate.
  • Partenerul principal va trimite regulat partenerilor copii ale rapoartelor de progres prezentate secretariatului tehnic comun / autoritatii manageriale a CIP "INTERREG IIIC East Zone" si ii va informa pe acestia la intervale regulate de timp cu privire la toate comunicarile pertinente facute cu organismele care implementeaza CIP. 

§ 8
Informatii si masuri de publicitate

  • Partenerul principal si partenerii vor implementa impreuna un plan de comunicare care asigura o promovare potrivita a operatiunii atat catre potentialii beneficiari cat si catre publicul larg.
  • Orice anunt sau publicatie despre operatiune, inclusiv la o conferinta sau seminar, trebuie sa specifice faptul ca operatiunea a primit o subventie de la fondurile CIP "INTERREG IIIC East Zone". Directiva Comisiei (EC) Nr 1159/2000 din 30 mai 2000 despre masurile de informare si publicitate care trebuie respectate de Statele Membre in ceea ce priveste asistenta de la Fondurile Structurale, trebuie respectata in fiecare caz.
  • Partenerii sunt de acord ca autoritatea manageriala / secretariatul tehnic comun va fi autorizat(a) in contextul CIP "INTERREG IIIC East Zone" sa publice, in orice fel de forma sau prin orice fel de mediu, inclusiv Internetul, urmatoarele informatii:

    - numele partenerului principal si ale partenerilor sai;
    - scopul subventiei;
    - suma alocata si proportia costurilor totale ale operatiunii acoperita de fonduri;
    - locatia geografica a operatiunii;
    - rapoartele de progres, inclusiv raportul final;
    - daca si cum a mai fost operatiunea mediatizata

§ 9
Clauza de confidentialitate

  • Desi natura implementarii acestei operatiuni este publica, o parte din informatiile schimbate in contextul implementarii intre partenerul principal si parteneri, intre partenerii insisi si organismele care implementeaza CIP poate fi confidentiala. Doar documentele sau alte elemente furnizate in mod explicit cu specificarea "confidential" vor fi tratate ca atare.
  • Partenerul principal si partenerii se angajeaza sa ia masuri de asigurare ca toti membrii personalului care se ocupa de proiect respecta natura confidentiala a acestor informatii, si nu o disemineaza, transfera la o terta parte sau folosesc fara consimtamantul anterior in scris al partenerului principal si al institutiei partenere care a furnizat informatia.
  • Aceasta clauza de confidentialitate va ramane in vigoare pentru inca doi ani de la terminarea acestui acord. 

§ 10
Cooperarea cu terte parti , delegatie si resurse exterioare

  • In cazul cooperarii cu terte parti, a delegarii unei parti din activitati sau finantarilor exterioare, partenerii vor ramane singurele parti raspunzatoare catre partenerul principal si prin acesta din urma catre organismele ce participa la implementarea CIP, in ceea ce priveste indeplinirea obligatiilor lor in virtutea conditiilor prezentate in acest acord si inclusiv in anexele sale.
  • Partenerul principal va fi informat de catre parteneri despre subiect si va fi parte in orice contract incheiat cu o terta parte.
  • Daca partenerul este responsabil pentru organizarea unei activitati in concordanta cu aplicatia, toate cheltuielile trebuie sa fie in acord cu bugettul ICNW si trebuie sa fie hotarate anterior impreuna cu partenerul principal. In cazul folosirii unor servicii externe partenerul trebuie sa solicite oferte de la minimum trei ofertanti. Inainte de a accepta o oferta, trebuie obtinut acordul partenerului principal. In cazul in care partenerul nu respecta aceste reguli, costurile trebuie sa fie suportate de respectivul partener. 

§ 11
Sarcini, succesiune legala

  • Nici partenerul principal si nici partenerii nu au voie sa instraineze obligatiile si drepturile din acest acord fara consimtamantul anterior al celorlalte parti ale acestui acord. Partile acestui acord sunt constiente de prevederile contractului subventionat conform carora partenerul principal are voie sa isi instraineze obligatiile si drepturile asa cum sunt prezentate in contractul subventionat numai dupa consimtamantul anterior dat in forma scrisa al autoritatii manageriale si al Comitetului de Conducere a CIP "INTERREG IIIC East Zone".
  • In cazul succesiunii legale, partenerul principal sau partenerul in cauza este obligat sa transfere toate obligatiie din acest acord succesorului legal.

§ 12
Neindeplinirea obligatiilor sau indeplinirea cu intarziere

  • Fiecare partener este obligat sa informeze prompt partenerul principal si sa ii aduca la cunostinta acestuia din urma toate informatiile necesare in cazul in care vor exista evenimente care ar putea primejdui implementarea operatiunii.
  • In cazul in care unul dintre parteneri este in intarziere, partenerul principal il va avertiza pe respectivul partener sa se incadreze unei perioade de timp rezonabile, de maxim o luna. Partenerul principal va face orice efort sa contacteze partenerii intru rezolvarea dificultatilor, inclusiv sa ceara asistenta secretariatului tehnic comun / autoritatii manageriale a CIP "INTERREG IIIC North Zone / East Zone / South Zone / West Zone".
  • In cazul in care neindeplinirea obligatiilor continua, partenerul principal poate decide sa excluda partenerul in cauza din operatiune, cu aprobarea Comitetului de Conducere al CIP "INTERREG IIIC East Zone". Secretariatul tehnic comun / autoritatea manageriala a CIP "INTERREG IIIC East Zone" va fi informat(a) imediat daca partenerul principal intentioneaza sa excluda un partener din operatiune.
  • Partenerul exclus este obligat sa returneze partenerului principal orice fonduri ale programului primite, despre care nu poate demonstra in ziua excluderii ca au fost folosite pentru implementarea operatiunii in concordanta cu normele de eligibilitate ale cheltuielii.
  • In cazul in care neindeplinirea obligatiei unui partener are consecinte financiare pentru finantarea operatiunii ca intreg, partenerul principal poate sa ceara compensatie pentru a acoperii suma implicata. 

§ 13
Cerere de restituire de catre autoritatea manageriala

In cazul in care autoritatea manageriala a CIP "INTERREG IIIC East Zone", in concordanta cu prevederile bugetului alocat pentru contract, cere restituirea subventiei deja transferate, fiecare partener este obligat sa transfere partea sa din suma de restituit catre partenerul principal. Partenerul principal va trimite, fara intarziere, scrisoarea prin care autoritatea manageriala isi exprima cererea de restituire si va anunta fiecare partener despre suma de restituit. Restituirea sumei trebuie realizata in doua saptamani dupa notificarea facuta de partenerul principal. Suma de restituit va fi purtatoare de dobanzi; prevederile contractului subventionat se vor aplica prin analogie. 

§ 14

Dispute intre parteneri

  • In cazul in care apare o disputa intre partenerii operatiunii, fiecare partener va fi obligat sa transmita subiectul disputei catre comitetul de conducere transnational ICNW cu scopul de a ajunge la un acord.
  • Partenerul principal va informa ceilalti parteneri si poate, la propria initiativa sau la cererea unui partener, sa ceara sfat autoritatii manageriale / secretariatului tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone"
  • In imposibilitatea ajungerii la un compromis prin medierea de catre comitetul de conducere transnational ICNW, fiecare partener va fi obligat sa ceara si sa accepte arbitrajul unei comisii de arbitrare stabilita ad-hoc dupa ce s-a cerut sfatul autoritatii manageriale / secretariatului tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone" prin partenerul principal. Aceasta va fi formata din reprezentanti ai 5 nationalitati diferite, dintre care una va fi aceeasi cu nationalitatea partenerului implicat in disputa, numite de comitetul de conducere transnational ICNW. In cazul in care comitetul de conducere transnational ICNW nu a numit toti arbitrii experti timp de o luna de la cererea partenerului pentru deciderea unei asemenea intalniri, partenerul principal va avea autoritatea de a-i numi pe toti cei 5 arbitrii. In cazul din urma, un membru desemnat al autoritatii manageriale / secretariatului tehnic comun al CIP "INTERREG IIIC East Zone" va superviza dezbaterile comisiei de arbitrare.
  • Fiecare partener va fi obligat sa accepte si sa aplice deciziile comisiei de arbitrare, subiect al legii aplicabile asupra careia s-a ajuns la un acord in felul acesta si care este in concordanta cu prevederile legii Comunitatii.  

§ 15
Limbi de lucru

Limba de lucru a parteneriatului va fi engleza. Orice document intern oficial al operatiunii va fi pus la dispozitie in limba contractului subventionat.

§ 16
Legea aplicabila, limbi de traducere

  • Acest acord este guvernat de legea austriaca, aceasta fiind legea care guverneaza contractul subventionat. Locul de jurisdictie este Viena.
  • In cazul traducerii acestui contract si a anexelor sale, versiunea in engleza va prima.

§ 17
Nulitate

Daca orice prevedere a acestui acord va fi inaplicabila partial sau total, partile acestui acord se angajeaza sa inlocuiasca prevederea inaplicabila printr-o prevedere aplicabila care va avea un scop cat mai apropiat de cel al prevederii inaplicabile. 

§ 18
Modificari ale acordului

  • Acest acord va fi modificat doar in scris prin modalitati de amendare semnate de toate partile implicate.
  • Modificarile operatiunii (privitoare la orar sau la buget) care au fost aprobate de Comitetul de Conducere al CIP "INTERREG IIIC East Zone" pot fi derulate fara modificarea acordului.

§ 19
Termene legale

Procedurile legale care privesc orice problema ce reiese din acest acord nu pot fi aduse in fata instantei dupa mai mult de trei ani dupa ce clauza a fost constituita. Cererea de returnare de fonduri, potrivit procedurilor legale, se va face in termen de trei ani de la ultimul transfer. 

§ 20
Domiciliu

  • In sensul acestui acord, partenerii vor alege in mod irevocabil domiciliul la adresa declarata in Anexa 1 a formularului de aplicatie (Anexa 1 a acestui acord) unde orice fel de notificari oficiale pot fi rezolvate pe temei legal.
  • Orice schimbare de domiciliu va fi inaintata partenerului principal in 15 zile dupa schimbarea adresei, prin posta - recomandata.